4การประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปเอกสารด้วยโปรแกรม Microsoft Word

ความรู้เบื่องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Word ในปัจจุบันการใช้งานโปรแกรมชุด Microsoft Office เป็นที่นิยมแพร่หลายอย่างมากในสำนักงานเพาระว่าโปรกรม Microsoft Office สามารถใช้งานง่ายและมีประสิทธิภาพสูง โปรแกรมทุกๆโปรมแกรมใน Microsoft Office มีโครงสร้างและวิธีการใช้งานคล้ายๆ กัน ดังนั้นเมื่อเข้าใจโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่งใน Microsoft Office ก็จะช่วยลดเวลาในการเรียนรู้โปรแกรมอื่นๆ ได้เป็นอย่างดี ในใบความรู้นี้จะได้เรียนรู้เรื่องทั่วๆ ไป เกี่ยวกับ Microsoft Word 97 อันได้แก่ความสามารถในการเปิดและปิดโปรแกรม การสร้างเอกสารอย่างง่ายๆ และการขอความช่วยเหลือจากโปรแกรม Microsoft Word 97

มีระบบอัตโนมัติต่างๆ ที่ช่วยในการทำงานสะดวกขึ้น เช่น การตรวจคำสะกด การตรวจสอบไวยากรณ์ การใส่ข้อความอัตโนมัติ เป็นต้น สามารถใช้ Word สร้างตารางที่สลับซับซ้อนย่างไรก็ได้ สามารถใช้สร้างจดหมายได้อย่างรวดเร็ว โดยสามารถกำหนดให้ผู้วิเศษ (Wizard) ใน Word สร้างแบบฟอร์มของจดหมายได้หลายรูปแบบตามต้องการ ตกแต่งเอกสารได้ง่ายและรวดเร็ว สามารถตกแต่งเอกสารหรือเพื่อความสะดวกจะให้ Word ตกแต่งให้ก็ได้ โดยที่สามารถเป็นผู้กำหนดรูปแบบของเอกสารเอง สามารถแทรกรูปภาพ กราฟ หรือผังองค์กรลงในเอกสารได้ เป็นโปรแกรมที่ทำงานบนวินโดว์ ดังคุณสมบัติต่างๆของวินโดว์จะมีอยู่ใน Word ด้วย เช่น สามารถย่อขยายขนาดหน้าต่างได้ สามารถเรียกใช้รุปแบบอักษรที่มีอยู่มากมายในวินโดว์ได้ ความสามารถในการเชื่อมต่อกับโปรแกรมอื่นๆในชุดโปรแกรม Microsoft Office สามารถโอนย้ายข้อมูลต่างๆระหว่างโปรแกรมได้ เช่น สามารถดึงข้อมูลใน Excel มาใส่ใน Word ได้ อยากทราบอะไรเกี่ยวกับ Word ถามผู้ช่วยเหลือที่มีชื่อว่า " Office Assistance" ตลอดเวลาขณะที่ใช้งาน Word สร้างเอกสารให้ใช้งานในอินเตอร์เนตได้อย่างง่ายๆ จากที่กล่าวมานี้เป็นเพียงความสามารถบางส่วนของ Microsoft Word เท่านั้น รายละเอียดอื่นๆ จะขอกล่าวถึงในภายหลัง   โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด ( Microsoft Word ) สามารถทำงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานประมวลคำได้ดังนี้         1.   สามารถพิมพ์และแก้ไขเอกสาร         2.   สามารถลบ โยกย้าย และสำเนาข้อความ         3.   สามารถพิมพ์ตัวอักษรประเภทต่าง ๆ         4.   สามารถขยายขนาดตัวอักษร         5.   สามารถจัดตัวอักษรให้เป็นตัวหนา ตัวเอียง และ ขีดเส้นใต้ได้         6.   สามารถใส่เครื่องหมายและตัวเลขลำดับหน้าหัวข้อ         7.   สามารถแบ่งคอลัมน์         8.   สามารถตีกรอบและแรเงา         9.   สามารถตรวจการสะกดและแก้ไขให้ถูกต้อง         10. สามารถค้นหาและเปลี่ยนแปลงข้อความที่พิมพ์ผิด         11. สามารถจัดข้อความในเอกสารให้พิมพ์ชิดซ้าย ชิดขวาและกึ่งกลางบรรทัด         12. สามารถใส่รูปภาพในเอกสาร         13. สามารถประดิษฐ์ตัวอักษร         14. สามารถพิมพ์ตาราง         15. สามารถพิมพ์จดหมายเวียน ซองจดหมายและป้ายผนึก                     วิธีเรียกโปรแกรม Microsoft Word ทำง่าย ๆ ดังนี้

                           

1. เลื่อนไปที่ปุ่มเริ่ม Start แล้ว Click Mouse                 2. Click Mouse เลือก Programs                 3. Click Mouse เลือก Microsoft Word

ตัวชี้เมาส์ (Cursor) คือ สัญลักษณ์แสดงตำแหน่งของเมาส์บนจอภาพ  I   สัญลักษณ์แสดงตำแหน่งตัวแทรกข้อความ (Insertion point ) เป็นสัญลักษณ์แสดงตำแหน่งข้อความที่จะพิมพ์ลงไปแถบหัวเรื่อง (Title bar) เป็นแถบแสดงชื่อโปรแกรมและชื่อไฟล์ที่เปิดอยู่ แถบเมนู (Menu bar ) เป็นแถบที่ใช้เก็บคำสั่งทั้งหมดในโปรแกรม แถบเครื่องมือ ( Toolbar) เป็นแถบที่ใช้เก็บปุ่มคำสั่ง ซึ่งปุ่มเหล่านี้จะแทนคำสั่งที่ถูกเรียกใช้งานบ่อยๆ แถบแสดงสถานะ (Status bar) เป็นแถบที่แสดงสถานะการทำงานในขณะนั้นๆ ปุ่มขยาย  (Maximize Button)  หน้าจอวินโดว์ให้เต็มจอภาพ ปุ่มลดขนาด  (Minimize Button) เป็นปุ่มซ่อนวินโดว์           ปุ่มแสดงมุมมอง   (View Button)  เป็นปุ่มที่ใช้เปลี่ยนมุมมอง             I ส่วนตัวแทรกข้อความ (Insertion point) คือสัญลักษณ์แสดงตำแหน่งข้อความที่พิมพ์ลงไป สัญลักษณ์ ความหมาย เป็น Cursor ที่ปรากฎอยู่ในพื้นที่เอกสาร เป็น Cursor ที่ปรากฎอยู่บริเวณแถบเครื่องมือ ซึ่งอยู่นอกพื้นที่เอกสาร หรือ ปรากฎในขณะใช้งานบางคำสั่ง   เป็น Cursor ซึ่งปรากฎอยู่บริเวณตำแหน่งที่ว่าง ด้านซ้ายของเอกสารที่ เรียกว่า Selection bar               ตัวแทรกข้อความ คือ สัญลักษณ์แสดงตำแหน่งของข้อความที่จะพิมพ์ลงไป สามารถเลื่อนไป ณ ตำแหน่งใดๆ ในเอกสารดังนี้ เลื่อนตัวแทรกข้อความโดยใช้ Mouse    สามารถเลื่อนไปยังที่ใดๆ ในเอกสารก็ได้ด้วยวิธีการใช้ Mouse ดังนี้    1. เลื่อนไปยังตำแหน่งที่ต้องการ    2. Click mouse ที่จุดนั้น จะปรากฎ ณ ตำแหน่งที่ต้องการ เลื่อนตัวแทรกข้อความโดยใช้คีย์บอร์ด    สามารถที่จะเลื่อน I ไปยังตำแหน่งใดๆ ในเอกสารก็ได้ โดยใช้คีย์บอร์ดดังนี้ เลื่อนทีละตัวอักษรเลื่อน I ไปทางขวาทำได้ดังนี้    ในกรณีที่ทางขวามือของบรรทัดนั้นยังไม่มีข้อความใดๆ ให้กดคีย์บอร์ดปุ่ม <Space Bar> เลื่อนทีละย่อหน้า     สามารถเลื่อนขึ้นลงอย่างรวดเร็วทีละย่อหน้า โดยกดปุ่ม <PgUp> สำหรับเลื่อนขึ้น 1 หน้า และกดปุ่ม <PgDn> สำหรับเลื่อนลง 1 หน้า เลื่อนไปยังต้นและท้ายเอกสารให้กดปุ่ม <Ctrl+Home> สำหรับเลื่อน ไปยังต้นเอกสาร และกดปุ่ม <Ctrl+End> สำหรับเลื่อนไปยังท้ายเอกสารเริ่มการป้อนข้อความขั้นตอนแรกของการศึกษาโปรแกรม Word คือ การทดลองป้อนข้อความและการแทรกข้อความลงในเอกสาร ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้    1. เริ่มการพิมพ์ย่อหน้าแรกด้วยการกดคีย์บอร์ด ปุ่ม Tab สังเกตได้ว่าที่กระพริบอยู่เลื่อนไปทางขวาเป็นระยะ ? นิ้ว    2. พิมพ์ข้อความไปเรื่อยๆ จนหมดย่อหน้าโดยไม่ต้องกด Enter    3. กด Enter เพื่อกำหนดว่าจบย่อหน้า ตำแหน่งของ จะย้ายไปอยู่บรรทัดถัดไป จากนั้นพิมพ์ไปเรื่อยๆ จนจบเอกสาร  ย้อนกลับ               จะเห็นแถบเครื่องมือ ปรากฎบนหน้าจอภาพ ตอนเริ่มเข้าโปรแกรม โดยทั่วไปแล้วจะปรากฎเฉพาะแถบเครื่องมือที่จำเป็น ต้องใช้งานใน ขณะนั้นแต่ ก็สามารถกำหนดให้แสดงหรือซ่อนแถบเครื่องมือใดๆ บนจอได้ตามต้องการ         การแสดงแถบเครื่องมือสามารถทำได้ตามขั้นตอน ดังนี้ 1. คลิกคำสั่ง มุมมอง บนแถบเมนูจะปรากฏรายการคำสั่งย่อย 2. คลิกคำสั่ง แถบเครื่องมือ จะปรากฏกรอบโต้ตอบ เพื่อการเลือกใช้เครื่องมือประเภทต่าง ๆ 3. คลิกเลือกประเภทของเครื่องมือที่ต้องการ จะมีเครื่องหมายถูกหน้าเครื่องมือที่ต้องการแสดง

  

ประเภทของเครื่องมือมีดังนี้              1. แถบเครื่องมือมาตรฐาน 2. แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ 3. กล่องเครื่องมือควบคุม 4. ข้อความศิลป์ 5. ข้อความอัตโนมัติ 6. ฐานข้อมูล 7. ตรวจทานแก้ไข 8. ตารางและเส้นขอบ 9. ฟอร์ม 10. รูปภาพ 11. รูปวาด 12. เว็บ 13. กำหนดเอง       การยกเลิกการแสดงแถบเครื่องมือสามารถทำได้ตามขึ้นตอนดังนี้ 1. คลิกคำสั่ง มุมมอง บนแถบเมนู2. คลิกคำสั่ง แถบเครื่องมือ จะปรากฏกรอบโต้ตอบ เพื่อการเลือกใช้เครื่องมือประเภทต่าง ๆ 3. คลิกเลือกประเภทของเครื่องมือที่ต้องการยกเลิก เครื่องหมายถูกหน้าเครื่องมือจะหายไป แสดงว่าต้องการยกเลิก การแสดงแถบเครื่องมือประเภทนั้น

การแสดงแถบไม้บรรทัด        การแสดงแถบไม้บรรทัดสามารถทำได้ตามขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกคำสั่ง มุมมอง บนแถบเมนู 2. ที่คำสั่ง ไม้บรรทัด ถ้าไม่ปรากฎเครื่องหมาย อยู่ด้านหน้าแสดงว่าไม่มีการแสดงแถบไม้บรรทัด     ถ้าต้องการให้มีการแสดงแถบไม้บรรทัดให้คลิกคำสั่ง ไม้บรรทัด จะปรากฎเครื่องหมาย ด้านหน้าของคำสั่ง ไม้บรรทัด          การยกเลิกการแสดงแถบไม้บรรทัด         การยกเลิกการแสดงแถบไม้บรรทัดสามารถทำได้ตามขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกคำสั่ง มุมมอง จะปรากฎรายการคำสั่งย่อย 2. ที่คำสั่ง ไม้บรรทัด ถ้าไม่ปรากฎเครือ่งหมาย อยู่ด้านหน้าแสดงว่าไม่มีการแสดงแถบไม้บรรทัดแล้ว     ถ้าต้องการยกเลิกให้คลิกคำสั่ง ไม้บรรทัด เครื่องหมาย จะหายไป

 ย้อนกลับ 

หลังจากที่ติดตั้งโปรแกรม Microsoft Office 97 รุ่นภาษาไทยเรียบร้อยเมนูคำสั่งเริ่มต้นจะเป็นภาษาไทยสามารถ ปรับให้เป็นเมนู ภาษาอังกฤษได้ โดยใช้ Office 97 Language Swicher โดยเลือกให้เป็นภาษาไทย     การเปลี่ยนแถบเมนูสามารถทำได้ดังนี้ 1. คลิก Start2. คลิก Program 3. คลิก Office 97 Language Switcher จะปรากฏกรอบโต้ตอบ Office Switcher 4. คลิกเลือกภาษาไทย - อังกฤษ 5. คลิก OK

        

File New สร้างเอกสารใหม่โดยใช้แบบเอกสารปกติ File Open เปิดเอกสารหรือแบบเอกสารที่มีอยู่แล้ว File Save บันทึกเอกสารหรือแบบเอกสารปัจจุบัน File Print พิมพ์เอกสารปัจจุบันโดยใช้ค่าที่ตั้งไว้ Print Preview แสดงเอกสารเต็มหน้าเหมือนตอนพิมพ์ Tools Spelling ตรวจคำสะกดในเอกสารปัจจุบัน Edit Cut ตัดส่วนที่ทำแถบสีไว้และวางไว้บนคลิปบอร์ด Edit Copy คัดลอกส่วนที่แถบสีไว้และวางไว้บนคลิปบอร์ด Edit Paste แทรกเนื้อหาของคลิปบอร์ดที่จัดแทรก Edit Painter คัดลอกรูปแบบของส่วนที่แถบสีไว้ไปไว้ที่ตำแหน่งที่ระบุ Edit Undo กลับการกระทำสุดท้าย Edit Redo ทำการทำงานหลังสุดซึ่งถูกยกเลิกการกระทำ Insert Table แทรกตาราง Columns เปลี่ยนคอลัมน์ของตอนที่เลือกไว้ Show/Hide แสดงหรือซ่อนสัญลักษณ์ในการจัดเอกสาร Zoom Control ย่อ-ขยายจอภาพ Help แสดงวิธีใช้คำสั่งหรือตรวจสอบรูปแบบของข้อความ Style จัดรูปแบบดังที่มีอยู่แล้วหรือรูปแบบข้อความตามตัวอย่าง Font เปลี่ยนประเภทตัวอักษรของส่วนที่แถบสีไว้ Font Size เปลี่ยนบนาดตัวอักษรของส่วนที่แถบสีไว Bold ทำหรือยกเลิกรูปแบบตัวอักษรส่วนที่ทำแถบสีไว้ให้เป็นตัวหนา Italic ทำหรือยกเลิกรูปแบบตัวอักษรส่วนที่ทำแถบสีไว้ให้เป็นตัวเอียง Underline ทำหรือยกเลิกรูปแบบตัวอักษรส่วนที่ทำแถบสีไว้เป็นขีดเส้นใต้ Align Left จัดเรียงข้อความที่ทำแถบสีไว้ให้อยู่ชิดขอบซ้ายของบรรทัด Center จัดเรียงข้อความที่ทำแถบสีไว้ให้อยู่กึ่งกลางบรรทัด Align Right จัดเรียงข้อความที่มำแถบสีไว้ให้อยู่ชิดขอบขวาของบรรทัด Justify จัดเรียงข้อความที่ทำแถบสีไว้ให้อยู่ชิดขอบซ้ายและขอบขวา Numbering ใส่เลขหน้าข้อความที่ทำแถบสีไว้ Bullets ใส่เครื่องหมายหน้าข้อความที่ทำแถบสีไว้ Decrease Indent ลดระยะเยื้องของข้อความที่ทำแถบสีไว้ Increase Indent เพิ่มระยะเยื้องของข้อความที่ทำแถบสีไว้ Border แสดงหรือซ่อนแถบเครื่องมือเส้นขอบ Normal View เปลี่ยนมุมมองเป็นมุมมองปกติ Page Layout View เปลี่ยนมุมมองเป็นมุมมองเค้าโครงออนไลน์ Outline View เปลี่ยนมุมมองเป็นมุมมองเหมือนพิมพ์

การออกจากโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดสามารถทำได้ตามขึ้นตอนดังนี้ 1. คลิกคำสั่ง แฟ้ม 2. คลิกคำสั่ง จบการทำงาน 3. ถ้าไม่ได้ทำการบันทึกเอกสารไว้ในแฟ้ม โปรแกรมจะแสดงกรอบโต้ตอบถามว่า ต้องการบันทึกเอกสารหรือไม่ ดังรูป ถ้าต้องการ บันทึกเอกสารไว้ให้คลิกปุ่ม ใช่ แต่ไม่ต้องการบันทึกเอกสาร ให้คลิกปุ่ม ไม่  ย้อนกลับ  ความหมายและการใช้คำสั่งแถบเครื่องมือ 1.  ประเภท  และหน้าที่การทำงานของแถบเครื่องมือ               แถบเครื่องมือ  หมายถึง  การนำคำสั่งสำคัญ ๆ ในเมนูมาแสดงเป็นปุ่มที่มีภาพกำกับ เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการเรียกใช้งาน แถบเครื่องมือแบ่งออกได้ ้หลายประเภทด้วยกัน แต่ที่ใช้ในงานหลัก ๆ โดยทั่วไปจะมีอยู่ 3  ประเภทคือ        1.1  แถบเครื่องมือมาตรฐาน  (Standard  Tools  Bar)  เป็นเครื่องมือที่ใช้งานพื้นฐาน                 1.2   แถบเครื่องมือแถบเครื่องมือจัดรูปแบบ (Format  Tool  Bar)  เป็นเครื่องมือจัดรูปแบบที่ใช้ประจำ  เช่น  แบบอักษร  ขนาดอักษร                                                  หรือการจัดวางของประโยคในบรรทัดนั้น   2.  วิธีการเรียกใช้แถบเครื่องมือ       2.1  ไปที่เมนู มุมมอง (View)         2.2   เลื่อนเมาส์มาที่  “แถบเครื่องมือ”  จากนั้นเลือกแถบเครื่องมือที่ต้องการใช้งานได้ตามต้องการ            3.  วิธีการยกเลิกแถบเครื่องมือดังนี้     วิธีการยกเลิกแถบเครื่องมือ            วิธีที่ 1                      1.1  ใช้เมาส์ลากแถบเครื่องมือที่ต้องการยกเลิกออกมา                     1.2   ใช้เมาส์คลิกที่ปุ่มกากบาท         วิธีที่ 2                   2.1    ไปที่เมนู  มุมมอง (View)             2.2    เลื่อนเมาส์มาที่  “แถบเครื่องมือ”  จะปรากฏกรอบโต้ตอบเพื่อกเลือกใช้เครื่องมือประเภทต่างๆ             2.3    จากนั้นคลิกเครื่องหมายถูกหน้าชื่อแถบเครื่องมือที่ต้องการยกเลิก ถ้าเครื่องหมายถูกหน้าชื่อแถบเครื่องมือหายไป แสดงว่าได้ยกเลิกการแสดงแถบเครื่องมือ 4.  ชื่อและหน้าที่การทำงานของสัญรูปต่าง ๆ ในแถบเครื่องมือ  ดังนี้         1.  แถบเครื่องมือมาตรฐาน  (Standard  Tools  Bar)  เช่น                                     2.  แถบเครื่องมือแถบเครื่องมือจัดรูปแบบ (Format  Tool  Bar)  เป็นเครื่องมือจัดรูปแบบที่ใช้ประจำ  เช่น  แบบอักษร  ขนาดอักษร  หรือการจัดวางของประโยคในบรรทัดนั้น  เช่น